Cómo usar WhatsApp Business Web: potencia tu negocio

En estos tiempos que corren, la forma de comunicarse con los clientes ha cambiado mucho. Muchos han dejado atrás las llamadas telefónicas para pasarse a la mensajería instantánea. Por ello, si tienes un negocio, deberías contar con algún servicio de este tipo para comunicarte, siendo Whatsapp Business Web uno de los más usados. 

Con esta herramienta, es fácil responder todos los mensajes desde la comodidad del ordenador, sin tener que usar la aplicación. ¿Cómo se utiliza? Hoy te explicaremos todo sobre ella, para que la utilices en tu negocio y mejores la comunicación con los clientes. 

¿Qué es WhatsApp Business Web?

Antes de explicarlo, hay que entender las diferencias entre WhatsApp estándar y la versión Business. El primero es el que todos conocemos, que tiene funciones de mensajería, estados y poco más. En cambio, su versión empresarial trae herramientas como mensajes automáticos, respuestas rápidas para preguntas habituales, etiquetas, canales de productos y perfiles de empresa. 

Tanto si utilizas la versión estándar como la empresarial, tienes una versión para usarse en el navegador. De este modo, Whatsapp Business web es una aplicación web que te permitirá acceder a tus chats desde un navegador como Chrome o Edge. Al hacerlo, se sincronizarán los mensajes para no perder nada. 

No hay que confundirlo con la aplicación WhatsApp para Windows. Si bien tienen funciones similares, en la primera solo necesitarás el ordenador, sin tener que instalar nada. 

 ¿Cómo usar WhatsApp Web?

La aplicación es fácil de utilizar, pero antes, hay que configurarla en el navegador que desees. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

• Entra a web.whatsapp.com desde el navegador
• Coge tu móvil y abre la aplicación de WhatsApp Business actualizada
• Pincha en los tres puntitos de la esquina superior derecha
• Haz clic en “Dispositivos Vinculados”
• Escanea el código QR que se muestra en el navegador. También puedes hacerlo con un código si tu cámara está rota
• Espera a que se sincronicen las conversaciones

Solamente tendrás que hacer este paso la primera vez en uno de los 4 dispositivos simultáneos que puedes configurar. Una vez esté hecho, ya entrarás directamente a tu chat desde el navegador, salvo que hayas cerrado sesión, borrado las cookies o haya pasado mucho tiempo. En ese caso, simplemente vuelve a hacerlo. 

Ahora que ya está configurado, ya podrás disfrutar de WhatsApp Business Web. En la parte izquierda, se ven todas las conversaciones, además de permitirte acceder a los estados, canales, grupos y comunidades. Si pinchas en tu foto de tu perfil, cambiarás los detalles de tu empresa. 

Al pinchar en una conversación, se abrirá a la derecha, para que puedas escribir, adjuntar imágenes, documentos e incluso notas de voz. Las funciones son prácticamente idénticas a la versión de móvil, aunque no sincronizará los mensajes más antiguos. 

Funciones clave que ofrece WhatsApp Business Web

WhatsApp Business Web no solo te permite responder desde un ordenador; también ofrece una serie de funciones pensadas específicamente para negocios. Estas características permiten optimizar la atención al cliente, mejorar la imagen profesional y aumentar la eficiencia operativa.

Mensajes de bienvenida automatizados

Cuando un cliente te escribe por primera vez, puedes configurar un mensaje automático que le dé la bienvenida y le informe de los servicios disponibles. Por ejemplo: “Gracias por contactar con [Nombre de tu empresa], en breve te atenderemos”.

Respuestas rápidas para preguntas frecuentes

Una de las funcionalidades más útiles es la creación de atajos para responder preguntas repetitivas como horarios, métodos de pago o políticas de envío. Basta con escribir “/horarios” y enviarás un mensaje previamente guardado.

Mensajes de ausencia programados

Puedes establecer mensajes fuera de horario para informar a los clientes que serán atendidos al día siguiente o en cuanto sea posible. Esto transmite seriedad y profesionalismo.

Catálogo de productos

Desde la versión Business puedes mostrar tus productos o servicios en un catálogo accesible directamente desde el perfil de empresa. Ideal para pequeños comercios o negocios digitales.

Etiquetas para segmentar clientes

Puedes organizar tus chats utilizando etiquetas como “cliente nuevo”, “pedido pendiente” o “VIP”. Esto facilita el seguimiento y la personalización de futuras interacciones.

Código QR personalizado

Con WhatsApp Business puedes generar un código QR que redirige a tu número con un mensaje predeterminado, perfecto para campañas, tarjetas de visita o incluso el escaparate de tu negocio físico.

Cada una de estas funcionalidades está pensada para reducir fricciones, ahorrar tiempo y ofrecer una atención mucho más eficaz.

Errores comunes al usar WhatsApp Business Web

Aunque WhatsApp Business Web es una herramienta muy útil, no sacarle todo el partido posible o cometer errores en su uso puede transmitir una imagen poco profesional y afectar la experiencia del cliente. 

Responder con retraso a los mensajes importantes

No contar con un protocolo de respuesta o revisar la bandeja de entrada con poca frecuencia puede suponer la pérdida de ventas. La atención rápida es fundamental para cerrar oportunidades en tiempo real.

No completar o actualizar el perfil de empresa

El perfil es lo primero que ve el cliente. Asegúrate de que contiene tu logo, horario de atención, dirección, sitio web y una breve descripción de lo que ofreces.

No utilizar las etiquetas correctamente

Muchos negocios se olvidan de segmentar sus contactos. Sin etiquetas, es difícil saber quién es quién, lo que puede llevar a errores de comunicación o a perder seguimiento con leads importantes.

Usar el canal para spam o con mensajes poco personalizados

Enviar mensajes masivos sin personalización puede tener un efecto contrario al deseado. Utiliza WhatsApp para establecer relaciones cercanas, no solo para vender de forma agresiva.

Evitar estos errores básicos marcará una diferencia significativa en la calidad del servicio que ofreces a través de esta plataforma.

¿Qué ventajas tiene su uso?

Comunicación fluida

Usar Whatsapp Business Web puede ayudar mucho a tu negocio. La principal ventaja es que la comunicación es más fluida al escribir con el teclado. Verás todos los mensajes en el ordenador de la empresa, sin necesidad de coger el móvil y redactarás respuestas más rápidas y precisas. 

Archivos adjuntos

Otra gran ventaja es el envío de archivos como documentos, presupuestos o imágenes que tengas en el ordenador. En vez de enviarlas por correo electrónico, mándalas directamente por el navegador. De hecho, es una buena forma de copiarte archivos a ti mismo de un dispositivo a otro, pudiendo guardar lo que saques del móvil en el PC y viceversa. 

Sin necesidad de teléfono

Antiguamente, necesitabas usar Whatsapp Web con el teléfono siempre encendido. Esto era un problema si extraviaste tu dispositivo, perdiendo conversaciones recientes al volver a instalarlo. Imagínate que has perdido el móvil, te habla un cliente, instalas la aplicación en otro teléfono y te carga la copia de seguridad de hace 1 día, desapareciendo así la conversación. 

Sin embargo, ahora se puede usar con el móvil apagado, tal y como ocurre en Telegram, lo cual supone una ventaja. Puedes apagar el teléfono y seguir conectado sin problemas. Si extravías tu móvil, podrás comunicárselo a clientes y proveedores, para que estén preparados. 

Inmediatez

Esto, al final, repercute de manera positiva en tu atención y relación con los clientes. Hoy en día, la inmediatez es muy premiada en el sector comercial, y para los usuarios, obtener respuestas inmediatas y precisas es un punto favor para las empresas. Gracias a que puedes programar respuestas e información relevante para aquel que te escriba, estarás jugando con ventaja respecto a aquellos negocios que no tengan este tipo de asistencia.

Integración con plataformas y automatización

Una de las mayores ventajas de usar WhatsApp Business Web es que puede integrarse fácilmente con otras plataformas tecnológicas que usas en tu negocio. Esto te permite automatizar procesos, centralizar la comunicación y trabajar de forma más eficiente.

Integración con CRM

Conectar WhatsApp Business a tu CRM te permitirá ver el historial de cada cliente, asignar conversaciones al equipo comercial y llevar un seguimiento detallado de oportunidades de venta. Ideal para equipos de ventas o atención al cliente.

Automatización mediante bots inteligentes

Gracias a soluciones como las de indigitall, puedes implementar bots conversacionales que responden automáticamente, segmentan leads, recopilan información o incluso cierran ventas básicas sin intervención humana.

Formularios, newsletters y más

Puedes integrar WhatsApp en tu estrategia de captación desde landing pages, newsletters o formularios de contacto. Una vez el usuario deja su número, puedes iniciar conversaciones automáticas y ofrecer contenido relevante al instante.

En indigitall te ayudamos a automatizar tu comunicación por WhatsApp Business Web con herramientas inteligentes para que no pierdas ni una oportunidad de venta. Contáctanos y solicita tu demo gratuita.

La integración con otras herramientas es clave para escalar y profesionalizar la comunicación sin perder el toque humano.

Mejora tu comunicación con WhatsApp Business Web

Mejorar la comunicación con tus clientes no solo te ayuda en un primer paso hacia la venta, también hacia la fidelización a través de una buena atención. Por lo tanto, disponer de WhatsApp Business web te aporta comodidad a la hora de responder, gestionar y vincular tus conversaciones, pero también en la fluidez de comunicación con tus clientes, algo sumamente importante, ya estés empezando tu negocio o lo tengas establecido.

Si quieres sacar partido a este tipo de herramientas, no dudes en contactar con nosotros. En indigitall estamos deseando ayudarte a sacar el máximo partido de tus posibilidades gracias a un uso adecuado y adaptado de la tecnología.